In SAP, insbesondere im modernen System SAP S/4HANA, sind Business Partner eine zentrale Methode, um wichtige Daten über Geschäftspartner wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder sogar Immobilien zu verwalten. Früher wurden solche Daten in verschiedenen Bereichen (z. B. für Kunden oder Lieferanten) getrennt gepflegt, was oft zu doppelter Arbeit führte. Heute geschieht dies zentral über die sogenannte Transaktion BP, was die Datenpflege einfacher und effizienter macht.
Was bedeutet zentrale Stammdatenpflege?
Stammdaten sind grundlegende Informationen, die ein Unternehmen über seine Geschäftspartner speichert, z. B. Namen, Adressen, Kontaktdaten oder Bankverbindungen. Mit der Transaktion BP können diese Daten einheitlich an einer Stelle angelegt und verwaltet werden. Ein Business Partner wird einmal erstellt und kann dann für verschiedene Zwecke genutzt werden, ohne dass die Daten mehrfach eingegeben werden müssen.
Business Partner verwalten mit Rollen
Jeder Business Partner erhält eine oder mehrere Geschäftspartnerrollen, die festlegen, welche Funktion er hat, z. B. Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter. Diese Rollen enthalten spezifische Informationen, die für die jeweilige Funktion relevant sind. Zum Beispiel:
- Ein Geschäftspartner, der sowohl Kunde als auch Lieferant ist, bekommt eine Kundenrolle und eine Lieferantenrolle, kombiniert mit allgemeinen Daten wie Name und Adresse.
- Diese Rollen machen die Datenpflege flexibel, weil allgemeine Informationen nur einmal angelegt werden müssen und dann für verschiedene Zwecke genutzt werden können.
Gut zu wissen: Es handelt sich hierbei um Rollen, die innerhalb der Geschäftspertner-Verwaltung angelegt und gepflegt werden, nicht zu verwechseln mit Berechtigungsrollen. Die werden über die Transaktion PFCG verwaltet und haben hiermit nichts zu tun.
Vorteile der zentralen Verwaltung:
- Weniger Aufwand: Änderungen, z. B. eine neue Adresse, müssen nur einmal vorgenommen werden.
- Flexibilität: Ein Business Partner kann mehrere Rollen haben, z. B. Kunde und Lieferant gleichzeitig.
- Datenschutz: Sensible Daten werden durch Berechtigungen geschützt, sodass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
- Verknüpfung: Daten wie Kunden- und Lieferantendaten können intelligent miteinander verbunden werden.
- Zeitabhängigkeit: Änderungen, z. B. neue Kontakte, können zeitlich flexibel eingepflegt werden.
Die Verbindung der Daten erfolgt über Berechtigungsobjekte, die steuern, wer auf welche Daten zugreifen oder sie bearbeiten darf. In SAP S/4HANA werden die Daten über Schnittstellen wie das SAP Core Interface (CIF) und die Customer Vendor Integration (CVI) zwischen verschiedenen Modulen ausgetauscht, z. B. zwischen einem Business Partner und einem Kunden- oder Lieferantenobjekt.
Welche Berechtigungsobjekte sind wichtig?
Berechtigungsobjekte in SAP steuern, wer auf welche Daten zugreifen oder sie bearbeiten darf. Hier sind die wichtigsten für Business Partner:
- B_BUPA_ADR: Regelt die Bearbeitung von Adressdaten.
- B_BUPA_ATT: Legt fest, welche Business Partner gepflegt werden dürfen.
- B_BUPA_BNK: Steuert die Bearbeitung von Bankdaten.
- B_BUPA_CRI: Regelt die Bearbeitung von Rollen und spezifischen Attributen.
- B_BUPA_CRS: Zuständig für Bonitätsdaten (z. B. Kreditwürdigkeit).
- B_BUPA_FDG: Definiert, welche Felder in der Business-Partner-Pflege angezeigt oder geändert werden dürfen.
- B_BUPA_GRP: Schränkt die Bearbeitung auf bestimmte Business-Partner-Gruppen ein.
- B_BUPA_RLT: Legt fest, welche Business-Partner-Rollen bearbeitet werden dürfen.
- MDGC_LCOPY: Regelt das Kopieren von Kundenstammdaten aus dem SAP MDG-System.
Diese Objekte sorgen dafür, dass sensible Daten geschützt sind und nur autorisierte Personen Zugriff haben.
Was ist die „Central Person“?
Die Central Person ist ein Konzept, um Mitarbeiterdaten zentral zu verknüpfen. Ein Mitarbeiter kann in verschiedenen Systemen (z. B. SAP ERP, CRM) unterschiedliche Personalnummern haben. Die Central Person bündelt diese Nummern, sodass der Mitarbeiter einheitlich als Business Partner mit einer Mitarbeiterrolle behandelt werden kann. Dies ist besonders nützlich, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Ländern oder Systemen arbeiten.
Wie schützt man Business-Partner-Daten?
Die Verwaltung von Business Partnern erfolgt in S/4HANA über die Transaktion BP oder über spezielle Tools wie SAP Master Data Governance (MDG) für Kunden (MDG-C) oder Lieferanten (MDG-S). Diese Tools ermöglichen eine sichere und zentrale Datenpflege. Wichtige Maßnahmen zum Schutz der Daten sind:
- Berechtigungsobjekte: Objekte wie B_BUPA_GRP oder B_BUPA_RLT schränken den Zugriff auf bestimmte Business Partner oder Rollen ein.
- Genehmigungsverfahren: Mit MDG können Änderungen an Stammdaten nur nach Freigabe erfolgen, was Fehler und Missbrauch verhindert.
- Eingeschränkter Zugriff: Durch Berechtigungsgruppen (B_BUPA_GRP) wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
- Datensicherheit: Sensible Informationen wie Bankdaten oder Bonitätsdaten sind besonders geschützt und nur für bestimmte Rollen zugänglich.
Das Business-Partner-Konzept in SAP S/4HANA macht die Verwaltung von Geschäftspartnerdaten einfacher, flexibler und sicherer. Durch zentrale Datenpflege, flexible Rollen und strenge Berechtigungen können Unternehmen ihre Daten effizient nutzen und gleichzeitig schützen.